Le contexte de la pandémie a rapproché les institutions publiques et privées de la transformation numérique que nous souhaitons, et même du début du processus de débureaucratisation dont nous rêvions.

Les banques ont fait de sérieux investissements dans les projets de numérisation en automatisant certains processus au cours de l’année écoulée, de sorte qu’il est désormais beaucoup plus facile pour les clients d’accéder aux produits ou services bancaires et aux informations dont ils ont besoin, sans devoir être physiquement présents dans l’agence bancaire.

Et s’il s’agit de relations avec des clients ou des partenaires externes, il est temps d’investir dans une solution interne permettant aux employés de signer des documents de travail électroniques juridiquement contraignants – la signature électronique!

Le département Ressources Humaines des institutions bancaires est également complexe en termes d’organisation du personnel et de procédures à suivre. En effet, le nombre d’employés est relativement important et les procédures de sécurité doivent être soigneusement suivies et maîtrisées. Pour des institutions telles que les banques, la transformation numérique du département des RH est particulièrement désirable, car tous les processus qui impliquaient auparavant du papier, du temps et de l’espace de classement deviennent électroniques.

À quoi ressemblent les RH d’une banque aujourd’hui ?

XBank – 10 000 employés avec une dynamique de 20% par an.

Le département des ressources humaines emploie 15 spécialistes du recrutement et 10 de l’administration.

Il y a une vingtaine de documents à signer au moment de l’embauche, notamment : acceptation de l’offre, contrat individuel de travail, certificats, déclarations, règlement intérieur, demande d’ouverture d’un compte bancaire, etc. Après le recrutement, pendant la durée du contrat de travail, il y a environ 5 documents supplémentaires à signer par an, sans compter les demandes de congé, à titre de documents complémentaires, d’’évaluation annuelle, de participation à diverses formations, etc. Ces documents représentent environ 50 feuilles de papier, qui doivent être imprimées, signées, classées et archivées.

Il faut des heures, voire des jours, pour traiter un seul flux de documents physiques, surtout si vous travaillez à domicile : rédaction, impression, envoi par courrier à tous les signataires pour signature, renvoi du document aux RH, numérisation, classement et archivage physique.

Même après, si l’employé demande un certificat ou un duplicata, si le document a déjà été envoyé aux archives physiques dans un entrepôt à la périphérie de la ville, il faudra encore quelques jours pour que cette demande soit satisfaite.

À quoi ressembleront les RH de la banque après sa transformation numérique ?

10 000 employés avec une dynamique de 20% par an

Le département des ressources humaines emploie 15 spécialistes du recrutement et 10 de l’administration.

Il y a une vingtaine de documents à signer au moment de l’embauche, notamment : acceptation de l’offre, contrat individuel de travail, certificats, déclarations, règlement intérieur, demande d’ouverture d’un compte bancaire, etc. Après l’embauche, pendant la durée du contrat de travail, il y a environ 5 documents supplémentaires par an à signer, sans compter les demandes de congé, à titre de documents complémentaires, d’évaluation annuelle, de participation à diverses formations, etc. Ces documents totalisent environ 50 feuilles de « papier numérique », qu’il suffit de signer électroniquement, et qui seront automatiquement classés dans l’archive électronique avec une valeur légale.

Le temps nécessaire à la gestion de tous ces flux de documents est passé de quelques heures, voire quelques jours, à une ou deux heures.

On ne consomme plus de papier, plus de temps passé à transporter des documents physiques du spécialiste des RH au manager et/ou à l’employé, plus d’encre d’imprimante ou d’espace de stockage, ce qui est extrêmement important quand on sait que les documents d’emploi ont une durée de vie allant jusqu’à 75 ans.

En fin de compte, outre les économies financières sur les consommables et l’archivage physique, la plus grande économie pour la banque est le TEMPS. Ainsi, les spécialistes des RH peuvent se charger d’autres projets spécifiques afin de se concentrer sur les processus qui apportent une valeur ajoutée à l’entreprise, tels que le recrutement, les plans de rétention et de motivation des équipes, la gestion des talents, le développement de la marque employeur.