1. Quelle est la valeur juridique des documents signés électroniquement ?

Les documents signés avec une signature électronique qualifiée ont la même valeur juridique que les documents papier signés à la main.

De plus amples détails sur les effets juridiques de la signature électronique peuvent être trouvés dans l’article 25 du Règlement européen eIDAS sur l’identification électronique et les services de confiance.

2. Quels types de documents électroniques puis-je signer électroniquement ?

Tout type de document électronique, quel que soit son format (pdf, word, excel, ppt), peut être signé électroniquement : contrats, factures fiscales, déclarations fiscales, rapports et bilans, photos numériques, etc. Le format de document signé électroniquement le plus courant est le *.pdf.

3. Pourquoi les entreprises choisissent-elles d’utiliser des signatures qualifiées ?

Les entreprises choisissent d’utiliser les signatures qualifiées parce qu’elles sont équivalentes aux signatures manuscrites, plus sûres, plus rapides, plus efficaces et plus économiques.

Les entreprises ont réalisé qu’une grande partie du retard dans la prise de décision est due à la signature de documents internes et externes sur papier dans les relations avec les fournisseurs, les clients, les collaborateurs, les autorités, etc. Toute cette « paperasse » entraîne un certain nombre de coûts. En utilisant des signatures électroniques qualifiées, le temps nécessaire à la signature peut être réduit de 99 % et les coûts de 40 %.

4, Quelle est la fiabilité d’une signature qualifiée par rapport à une signature manuscrite ?

Une signature qualifiée est plus sûre qu’une signature manuscrite pour plusieurs raisons :

• Tout d’abord, parce que le document signé électroniquement avec la signature électronique qualifiée est impossible à falsifier. Lorsque vous signez avec un certificat qualifié, vous savez avec certitude qui signe, car la signature qualifiée est la seule à avoir une valeur juridique implicite et à pouvoir être vérifiée.
• Deuxièmement, elle est plus sûre, car la signature manuscrite peut être imitée et donc falsifiée. On ne peut que supposer qu’une signature manuscrite appartient à une personne, car en réalité, dans très peu de cas, on dispose d’un spécimen de signature auquel la comparer et des connaissances graphologiques pour le faire.

5. Existe-t-il plus d’un type de signature électronique ?

Oui, il existe 3 types de signature :

• La signature électronique a un faible niveau de confiance. Elle peut être représentée par les coordonnées inscrites dans la signature du courriel, la signature biométrique (réalisée sur une tablette). Avec ce type de signature, les documents électroniques peuvent être signés avec un faible niveau de risque ;
• La signature électronique avancée dispose d’un niveau de confiance moyen. Elle peut être utilisée pour signer des documents électroniques présentant un niveau de risque moyen (par exemple, au sein de l’entreprise, pour signer des demandes de congé, des déclarations ou des formulaires).
• La signature électronique qualifiée basée sur un certificat numérique qualifié offre le plus haut niveau de confiance. Il s’agit d’une signature avancée créée avec un dispositif de création de signature électronique qualifié et utilisant un certificat qualifié. Elle est émise conformément au Règlement Européen eIDAS 910/2014, reconnue dans tous les pays membres et délivrée par un prestataire de services de confiance qualifié.

La signature électronique qualifiée peut être utilisée pour signer des documents à haut risque, tels que des accords de crédit, des contrats commerciaux ou de services, des contrats de travail et leurs avenants, des procurations, des contrats de médiation, des factures fiscales, des documents médicaux ou des documents dans le cadre des relations des particuliers et des entreprises avec les autorités publiques.

La signature électronique qualifiée a, selon la loi, la valeur par défaut d’une signature manuscrite. Pour les autres types de signatures, une expertise technique doit être réalisée chaque fois que leur valeur juridique doit être démontrée.

6. Comment vérifier un document signé électroniquement ?

Les documents PDF signés électroniquement sont automatiquement vérifiés à l’aide d’Adobe Reader.

Une signature qualifiée apparaît dans Adobe Acrobat Reader comme valide (coche verte) et contient des informations sur sa vérification par rapport à la liste de confiance européenne. Des graphiques facilement vérifiables sont affichés pour transmettre le niveau de confiance aux utilisateurs :

• une coche verte et le texte «Signé et toutes les signatures sont valides» ;
• la source des informations utilisées pour valider la signature est indiquée : « Source de confiance provenant de la liste de services de confiance qualifiés (EUTL) » ;
• la marque de confiance de l’Union européenne (les cadenas bleu avec le drapeau de l’UE) et l’identification de la signature électronique comme qualifiée.

7. La signature électronique qualifiée doit-elle signer chaque page du document ?

Contrairement à une signature sur papier, avec une signature électronique qualifiée, il n’est plus nécessaire de signer chaque page. La technologie utilisée pour créer des signatures électroniques qualifiées est appelée cryptographie à clé publique et permet de détecter lorsqu’un document signé électroniquement a été modifié, quelle que soit la page sur laquelle se trouve la signature.

8. Comment un document signé électroniquement est-il conservé à long terme ?

Un document signé électroniquement peut être imprimé, mais le papier qui en résulte n’a aucune valeur juridique. Le document signé électroniquement est donc toujours stocké sous forme électronique à long terme.

9. Où les signatures électroniques sont-elles déjà employées ?

La signature électronique qualifiée peut être utilisée dans les relations avec la plupart des institutions publiques.
Dans le secteur privé son utilisation est déjà largement répandue dans les relations avec des associés, des clients, etc. Elle est utilisée avec succès dans le cadre de la transformation numérique des services RH des sociétés, où tous les documents spécifiques doivent être signés : contrats de travail, annexes, demandes, etc.

Du fait de sa souplesse et de son interopérabilité, la signature électronique qualifiée s’intègre dans les applications et les programmes déjà installés de la société (ERP, DM, etc.) En fait, votre signature électronique qualifiée est un outil de travail qui peut grandement bénéficier à vos activités quotidiennes, en plus de la nécessité d’en faire usage dans les relations avec les institutions publiques.

10. Les documents signés avec une signature électronique qualifiée sont-ils reconnus par les tribunaux ?

La signature électronique qualifiée a la même valeur juridique que la signature manuscrite, selon le Règlement européen 910/2014. Tout document que vous avez signé avec une signature qualifiée sera accepté comme n’importe quel document signé à la main.

11. Si je perds mon token, quelqu’un peut-il signer à ma place ?

Non, car pour signer électroniquement, vous avez besoin du token et de son code PIN.

12. Puis-je également signer des contrats par voie électronique ?

Le certificat numérique qualifié permet de signer tout type de document électronique, y compris les contrats. Signés électroniquement, les documents ont la même valeur juridique que ceux signés à la main.

13. Pourquoi voudrais-je horodater des documents ?

L’horodatage qualifié fournit une preuve indiscutable que le document a existé sous une certaine forme à un moment donné, si cela doit être prouvé.