La pandémie qui a marqué ces dernières années a apporté l’un des plus grands défis de l’histoire récente, y compris pour l’environnement des affaires et pour les entreprises de tous les secteurs et de toutes les tailles. Il s’agit d’une prise de conscience pour les petites et grandes entreprises, qui nous a fait saisir l’importance d’un plan pour assurer la continuité des activités grâce à la transformation digitale.

Mais comment savoir si la transformation digitale est complète et réussie ? En veillant à ce que les processus et les décisions entamés par voie électronique soient également achevés par voie électronique. Plus besoin d’imprimer des documents à signer et à conserver dans des archives poussiéreuses. Il existe trois étapes simples mais essentielles qui mènent à des flux de travail 100% numériques et à l’achèvement électronique des décisions : l’identification vidéo, la signature électronique à distance et l’archivage électronique, que certSIGN fournit.

Étape / Solution 1. Identification vidéo – obtenez les outils numériques nécessaires en ligne

Lorsqu’il s’agit de services de confiance – un certificat de signature électronique qualifié, par exemple – les réglementations européennes en matière de signature électronique rendent l’identification du signataire obligatoire. En bref, pour être sûr que le certificat est délivré à la personne X – appelons-la Célestine Cannet, il faut faire le lien entre la personne réelle/physique et la personne numérique. Il ne serait pas souhaitable de faire confiance a la personne qui demande le certificat par un e-mail ou un appel téléphonique, nous devons nous assurer que célestine est vraiment Célestine Cannet et non quelqu’un d’autre qui veut s’approprier son identité.

L’identification peut se faire en personne, par présence physique dans les locaux du prestataire de services de confiance (avec les inconvénients évidents de déplacement, de perte de temps etc.) ou par vidéo, en ligne. Si vous optez pour l’identification vidéo (il ne s’agit pas d’une identification quelconque, mais d’une identification auditée et certifiée comme équivalente à celle par présence physique, conformément au règlement eIDAS – comme c’est le cas avec celle rendue par certSIGN, pour obtenir une signature à distance), tout devient numérique, beaucoup plus facile et rapide !

Étape / Solution 2. Signature à distance – tout document d’entreprise, à tout moment et n’importe où

Une fois que le certificat qualifié de signature électronique à distance est obtenu par identification vidéo en ligne, il peut être utilisé pour signer légalement tout type de document commercial – contrats, annexes, documents complémentaires, procès-verbaux, bons de commande, etc…

Pourquoi une signature électronique ? Car la dématérialisation des documents papier et leur passage à l’environnement électronique est la base de la transformation digitale de toute entreprise. Il ne sert à rien d’opter et d’utiliser des appareils électroniques, des applications et des technologies numériques de plus en plus avancés si, au bout du compte, tout ce qui est décision d’affaires est « formalisé » par un document imprimé (éventuellement en double exemplaire) et signé avec un stylo.

Pourquoi la signature électronique à distance ? Parce que, surtout ces dernières années, nous avons compris combien il est important de pouvoir travailler efficacement de n’importe où et à tout moment, y compris à partir d’appareils mobiles tels qu’un smartphone ou une tablette. Et avec la solution Paperless de certSIGN, nous pouvons le faire sans tokens et sans installer de pilotes spéciaux, tout en étant assurés d’un traitement/stockage sécurisé des données et d’un haut degré de protection contre les cyber-attaques grâce à la certification QSCD selon le règlement eIDAS.

Étape / Solution 3. Archivage électronique – des flux de travail complément numériques

La dématérialisation et le flux de travail 100% numérique dans les entreprises signifient que les documents sont créés – signés – transmis – archivés électroniquement.

Pourquoi l’archivage électronique ? Car il est tout à fait logique qu’une fois les documents signés électroniquement, avec un certificat valide, nous les archivions également électroniquement. En outre, nous parlons d’un accès rapide et facile aux documents – à tout moment, de partout, uniquement pour les personnes autorisées par l’entreprise – et d’une réduction des coûts.

Nous ne pouvons pas laisser de côté deux autres aspects importants : le temps et l’espace ! La réalité nous a montré que malgré la numérisation des flux de travail, les entreprises disposent toujours de documents papier, conservés physiquement dans des dossiers et archivés. L’un des inconvénients évidents ? Leur recherche et leur consultation prennent beaucoup de temps et se font sur papier. C’est pourquoi il est essentiel de dématérialiser les documents papier, de les indexer et de les rendre disponibles sous forme électronique – ils peuvent être retrouvés et consultés immédiatement !

C’est ainsi que l’on peut parler d’une véritable transformation digitale des entreprises, par l’utilisation prédominante de documents électroniques !